Whistleblowing

HGF har beslutat att eftersträva högsta möjliga ambitionsnivå avseende öppenhet, ärlighet och ansvarstagande. I konsekvens med detta ställningstagande förväntar vi oss att anställda och andra vi arbetar med som hyser allvarliga farhågor om någon del av HGFs verksamhet gör sin röst hörd och rapporterar detta.

 

Anställda är ofta de första att upptäcka misstänka oegentligheter och felaktigt agerande inom en verksamhet. I överensstämmelse med HGFs Code of Conduct och Rutin för HGFs Arbetsmiljöarbete,

ska anställda rapportera alla misstankar om oegentligheter och felaktigt agerande till sin närmsta överordnade eller chef. Om den anställde känner tvekan inför detta eller är rädd för trakasserier eller

andra repressalier, fungerar Whistleblower-systemet som ett alternativ sätt att rapportera.

 

Syftet med denna Whistleblower policy är att erbjuda anställda en alternativ kanal för att rapportera misstankar om oegentligheter och felaktigt agerande utan att riskera efterföljande repressalier,

diskriminering eller andra påföljder. Whistleblower-systemet är avsett att användas för allvarliga felaktiga ageranden och som ett komplement till gängse rapportering.

 

Denna policy gäller samtliga anställda på HGF eller på dess dotterbolag. Policyn innebär också ett ställningstagande från bolagets sida att det omgående kommer hantera och grundligt utreda

inkomna rapporter om felaktigt agerande av HGF eller av dess anställda, konsulter, entreprenörer eller leverantörer, samt vidta adekvata åtgärder.

 

Whistleblower-systemet ger alla anställda en möjlighet att agera ansvarsfullt för att bevara HGFs rykte och allmänhetens förtroende för HGFs verksamhet. Syftet med policyn är att säkerställa att

misstankar om oegentligheter och felaktigt agerande behandlas och adresseras på ett korrekt sätt.

 

Whistleblowing är ett alternativt sätt att rapportera oegentligheter och felaktigt agerande för att göra bolagets ledning uppmärksam på misstankar om allvarliga oegentligheter och felaktiga

ageranden.
 

Policyn omfattar allvarliga oegentligheter som skulle kunna ha en skadlig inverkan på bolagets affärsverksamhet och som på grund av oegentlighetens karaktär inte kan rapporteras på gängse sätt,

såsom:

• olagliga aktiviteter;

• finansiella bedrägerier (till exempel oriktig bokföring, överträdelser av interna

kontrollprocedurer, förskingring av tillgångar eller bedrägeri);

• mutor och korruption (till exempel intressekonflikter, mutor, sponsorskap och donationer, gåvor);

• brott mot konkurrensrättslig lagstiftning (till exempel fastställande av priser, utbyte av priskänslig information, samverkan om anbud med konkurrenter);

• allvarliga hot mot miljö, hälsa och säkerhet;

• aktiviteter som på andra sätt än genom lag, fördrag eller överenskommelse är att se som allvarligt olämpligt agerande (till exempel diskriminerande arbetsrutiner, användandet av barnarbetskraft, brott mot mänskliga rättigheter).
 

• Alkohol eller drogproblem

• Mindre stölder på jobbet

• Mindre allvarliga arbetsmiljöproblem

• Brott begångna av andra än personer i nyckelpositioner eller i ledande ställning inom koncernen

Dessa och andra mindre oegentligheter bör rapporteras på vanligt sätt till närmaste chef.

Vem är skyddad?

Bolaget kommer tillse att inkomna rapporter och misstankar om oegentligheter blir korrekt och

diskret behandlade. Varje anställd som gör ett avslöjande eller yttrar en misstanke under denna

policy kommer att skyddas om den anställde:

• lämnar informationen i god tro;

• tror att den är substantiellt riktig;

• inte agerar illvilligt eller kommer med falska anklagelser; och

• inte eftersträvar personlig eller finansiell vinning.

Bolaget kommer vidta åtgärder för att minimera de eventuella svårigheter som kan uppkomma som ett resultat av att en person har rapporterat misstanke om oegentlighet. Om det krävs att vederbörande vittnar i ett brottmål eller disciplinärende kommer bolaget se till att denne får juridisk rådgivning angående detta.

Var lämnar man tips?

Den som har ett klagomål eller en farhåga om oegentlighet i bolagets verksamhet bör i första hand ta kontakt med sin överordnade, chef eller den person som bestämmer över den berörda avdelningen.

Beroende på oegentlighetens karaktär och på den person som misstänks för felaktigt agerande, kommer den överordnade eller chefen besluta om frågan skall föras vidare till Bolagets ledning. I andra hand, och som ett komplement till de vanliga rapporteringskanalerna och procedurerna för hantering av allvarliga felaktiga ageranden, kan du lämna ett klagomål eller tips till:

 

Jan Johansson

janpetteriohansson@gmail.com

+46 705 92 0605

Bolagets juridiska ombud

Carl-Johan Krusell

carl-iohan.krusell@lindahl.se

+46 70 989 65 02

 

Jan eller Carl-Johan kommer efter mottagandet att avgöra huruvida den inkomna informationen är av sådan karaktär att den bör hanteras i Whistleblower-systemet. Om informationen inte är sådan att den kan behandlas inom ramen för systemet kommer meddelandet att raderas. För att skydda de individer som är involverade och de som är misstänkta för felaktigt agerande, kommer en inledande utredning utföras i syfte att avgöra omen mer omfattande utredning skall genomföras. Om brådskande åtgärder krävs kan dessa komma att genomföras innan en utredning genomförs. All hantering och lagring av personlig information kommer att ske hos bolagets huvudkontor i Halmstad, Sverige.

 

Avseende varje Whistlebloweranmälan kommer bolaget i största möjlig utsträckning respektera anmälares önskemål om sekretess. Det kan emellertid bli svårt att följa upp och verifiera anonyma anmälningar om anmälaren inte är villig att uppge sitt namn.

 

Bolagets målsättning är att upprätthålla största möjliga ärlighet och pålitlighet i sin affärsverksamhet. Bolaget försäkrar att tillräckliga resurser kommer att tillsättas för att utreda varje inkommen anmälan. Det är dock viktigt att den som överväger en anmälan försäkrar sig om att denna är välgrundad. Inga anklagelser får lämnas illvilligt eller med vetskap om att de är falska. Bolaget kommer att beakta varje uppsåtligt lämnande av falska eller illvilliga anmälningar från en anställd som ett allvarligt disciplinärt brott.

 

När information ("Data") har samlats in, kommer personen eller personerna involverade ("Datasubjektet/en") att informeras. Om det inte är möjligt att lämna Data omgående, till exempel för att det skulle riskera en kommande utredning, kommer bolaget lämna ut Data till Datasubjektet först när sådan risk inte längre kvarstår. Datasubjektet skall emellertid informeras så snart det är möjligt, och under alla omständigheter inte  enare än då Data rörande Datasubjektet används. Information måste också lämnas till varje person som efterfrågar om det finns Data registrerad om honom/henne. Sådan information skall som huvudregel  ämnas inom en månad och aldrig senare än fyra månader efter det att förfrågan gjorts. Den information som lämnas ut på begäran får inte avslöja identiteten hos den person som lämnat informationen.